E-Deftere Geçiş Süreci
E-Deftere Geçiş Süreci
E-Fatura kullanan ve cirosu 5 milyon üzeri olan firmalar E-Defter kullanmak zorundadırlar. E-Defter, tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. Kullanılan E-Defterlerde arşivleme için herhangi bir maliyet bulunmamaktadır. E-Defter saklama işlemi ayda bir mali müşavir, muhasebeci ya da firma sahibi tarafından yapılır. GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak tutulan E-Defterler, kağıt baskıya dökülmeden kaydedilir, değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınır. Bunu da gerçek kişiler için elektronik imza, firmalar yani tüzel kişiler için de mali mühür gibi uygulamalarla sağlar. E-Defter uygulaması muhasebe programına bağlı olmadan, bütün muhasebe programlarından kayıtları alarak E-Defter oluşturur.
E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen, standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır. Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir. Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için E-Defter beratının alınması zorunludur.) Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulur. Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır. Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir. Erişime açılan E-Defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.
E-Defter Avantajları
- E-Defter uygulaması ile harcanan zaman minimum seviyeye iner. Bu da firmalar için zamandan ve personelden tasarruf anlamına gelir.
- Her dönem defterlerin onayı ve basımı için ödenen tutarlar E-Defter uygulaması ile ortadan kalkar. Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayı ile kağıda basma maliyeti, E-Defter sayesinde oluşmaz.
- Defterlerin baskısı, onayı, gönderimi, arşivlenmesi için harcanan tutarlar söz konusu olmayacağı için maliyetler azalır.
- Kağıda basılı defterleri saklamak için mekan ve zaman harcamak gerekir. E-Defterin avantajlarından biri de bu sorunu ortadan kaldırıp defterleri elektronik ortamda 10 yıllık yasal süre boyunca arşivlemesidir.
- Kağıda basılı belgelerde bulunan hataları düzenlemek zahmetliyken, E-Defterdeki hataları düzenlemek için ekstra çaba sarf etmek gerekmez.
- E-Defterde belirlenen belge standartları uluslararası formatta olduğu için özellikle çok uluslu şirketlerin çalışma, düzen ve uyum prensiplerine uygundur.
- E-Arşiv özelliğinde olduğu gibi yüzlerce sayfadan oluşan defter için kesilen ağaçlar da E-Defter uygulaması ile korunmuş olunur.
Sonuç olarak E-Deftere geçiş 2020 yılında E-Faturaya zorunlu geçiş yapan firmalar için, zorunlu bir hale gelmiştir. Nlksoft olarak E-Defter altyapısında yüksek performansla hizmet veriyoruz. Nlksoft İşinize İyi Gelecek!
